Regras para fazer planilhas melhores

Larry’s Rules for Making Better Spreadsheets

Artigo que parece muito, muito simples, mas, não é.

O desafio aqui é: Como você pode cumprir cada uma destas regras?

Subtotal x Soma

Quando se utiliza dashboards dinâmicos, ou seja, aqueles que possibilitarão interação com o usuário, deve-se tomar alguns cuidados para evitar falhas de comportamento de alguns objetos gráficos.

Um ponto realmente frágil é a utilização da fórmula SOMA para sumarização de dados em tabelas. Uma alternativa interessante e de eficiência garantida é a fórmula SUBTOTAL.

Explicarei com o exemplo abaixo.

Suponha que você tem uma coluna “Quantidade”, com cinco linhas e valores de 1 a 5 distribuídos entre elas.

Acima desta coluna há uma sumarização dos dados, com o soma de todos os valores. A diferença é que uma coluna utiliza a fórmula SUBTOTAL e a outra utiliza SOMA.

Suponha que, utilizando o filtro já ativo, sejam desmarcados os itens 1, 2 e 3. A célula com a fórmula SUBTOTAL apresentará o valor 9 (correto), ao passo que a outra apresentará o valor 15 (errada). Ou seja, mesmo com o filtro ativado a fórmula SOMA continua a somar todos os valores.

Num outro exemplo, agora com o filtro totalmente desativado (todos os valores devem ser mostrados), vamos ocultar as linhas referentes aos valores 2 e 3 (não esquecendo de alterar o parâmetro da função SUBTOTAL para 109). Note que a célula com a fórmula SUBTOTAL apresentará o valor 10 (correto), ao passo que a outra apresentará o valor 15 (errada)

Placar final: SUBTOTAL 2 x 0 SOMA

Gráfico em formato de mapa

Qual é o melhor formato de gráfico para representar dados estatísticos de um País?

O mapa geográfico do País, ora bolas!

A maneira fácil, barata e rápida, portanto de melhor custo x benefício, que encontrei foi utilizar os templates do Choropleth Maps. Faça o download do template que você precisa e atualize e customize conforme suas necessidades.

De maneira geral, bastam apenas três pequenas atualizações para ter um gráfico pronto e com dados reais. Para este exemplo, utilizei dados do PIB brasileiro de 2007, distribuído por UF.

Na guia Control você encontrará um conjunto de informações chamado List of Metrics. Nada mais é do que a lista de valores para seleção do gráfico a ser exibido na guia Map, a que realmente mostrará o mapa.

Na guia Data você poderá preencher cada coluna com as informações que serão exibidas em formato gráfico. Neste exemplo preenchi apenas a primeira coluna com o PIB percentual de cada UF, alterando o título da coluna também para “PIB by UF %”.

Na guia Map já tinha o gráfico praticamente pronto, porém, fiz mais uma pequena customização, incluindo uma tabela com o número percentual do PIB por UF, em ordem decrescente.

E isso é tudo. Faça suas modificações, customizações, adaptações. Também fica a dica: procurando no Google será possível encontrar muitos outros templates. Aproveite.

P.S.: 56,5% do PIB brasileiro está concentrado apenas na região Sudeste!!!

Como se desenvolver

Seu desenvolvimento técnico é diretamente proporcional a quantidade de horas dedicadas ao assunto. Ok! Ok! Esta frase não ajudou em nada, até mesmo porque se aplica a qualquer assunto ;-)

Bom, vamos às dicas:

• Conheça os fundamentos gerais do MS-Excel (fórmulas, gráficos, referências, formatação). Quanto maior for o seu conhecimento do ambiente, maior será sua desenvoltura quando necessitar escolher as ferramentas adequadas.
• Conheça o básico de Visual Basic, o que será extremamente útil quando estiver desenvolvendo Macros.
• Esteja atualizado sobre as tendências e melhores práticas. Encontre fontes na Internet e revise periodicamente.
• Desenvolva dashboards reais, com dados reais, em várias indústrias diferentes. Ajude seus colegas de trabalho a resolver problemas complexos, crie seu “banco de dados mental de soluções”.
• Utilize técnicas comprovadamente eficazes de comunicação. Eu, por exemplo, recorto infográficos de revistas para utilizar como referência para minhas criações. Já viu algo mais auto-explicativo que infográficos da Veja ou Globo.com? Sugiro ver o making of da Globo.com.
• Busque referências para Usabilidade. Que tal inspirar-se no iPhone? Que tal avaliar os sites campeões mundiais em Usabilidade? O importante aqui é foco no usuário (você sabia que o ato de desembalar os produtos da Apple é meticulosamente planejado para criar uma experiência agradável ao usuário?)

Compartilho com vocês algumas sugestões do Chandoo:

• Habilidades de comunicação: Presentation Zen, Copy Blogger, Seth Godin’s blog, Made to Stick (book)
• Usabilidade: Smashing Magazine blog, Non-Designer’s Design Book , Don’t Make Me Think (book)
• Programação: C Programming Language , Data Structures Using C , Excel VBA Programming For Dummies
• Novas ferramentas: Learn R, R Project, Tableau Public, Google Docs