domingo, 20 de março de 2011

Calculando dias úteis entre duas datas

Levanta a mão quem ainda não precisou calcular a quantidade de dias úteis entre duas datas!
Todos os caminhos levam à Roma, mas, alguns são mais fáceis. Ao invés de criar fórmulas mirabolantes, que tal utilizar alguma totalmente pronta?
Antes de mais nada, habilite as Ferramentas de Análise do Excel. Clique no menu Ferramentas, Suplementos e marque a opção Ferramentas de Análise. A localização desta opção pode variar dependendo da versão do Excel, então, na dúvida consulta o menu Ajuda.
A primeira fórmula é a DiaTrabalhoTotal, que calcula a quantidade de dias úteis entre duas datas, permitindo excluir os finais de semana e feriados. Explicando resumidamente o assistente de fórmulas temos os seguintes parâmetros:
Data inicial: é a célula que contem a data inicial do período
Data final: é a célula que contem a data final do período
Feriados: é o intervalo de células que contem a relação de datas a serem consideradas como feriados. Este parâmetro é opcional. Como boa prática, quando preciso utilizar este parâmetro, costumo nomear o intervalo de células para facilitar o entendimento. Fica a seu critério.

A segunda fórmula calcula o próximo dia útil após X dias úteis. Muito útil para o cálculo de prazos legais e datas limite. Também permite incluir a lista de feriados. Resumidamente os parâmetros são:
Data inicial: é a célula que contem a data inicial do período
Dias: é a quantidade de dias úteis a serem acrescidos na data inicial
Feriados: idem à primeira fórmula

terça-feira, 15 de março de 2011

Gráficos de barras com preenchimento personalizado (Copas do Mundo)

Os gráficos de barras são ótimos para representar séries quantitativas de dados. São visualmente agradáveis, com boa usabilidade para o usuário final e fáceis de construir. E ainda podem ficar visualmente mais bonitos!


Neste exemplo substituí o preenchimento padrão das barras por uma imagem representando o conteúdo do
gráfico, ou seja, a bandeira de cada País.



Primeiramente criei a tabela com os dados, sem grandes complicações.
Criei um gráfico de barras comum e fiz algumas alterações gerais (ajustei a escala do eixo vertical, retirei os
títulos e legendas, aumentei o espaçamento entre as séries, retirei as linhas de grade).



Cliquei com o botão direito na primeira barra e selecionei a opção Formatar ponto de dados, opção
Preenchimento, opção Preenchimento com imagem ou textura.



Depois selecionei a opção “Inserir de Arquivo” e escolhi a imagem correta (a bandeira do respectivo País
representado por cada uma das barras). Marquei a opção Empilhar e dimensionar com 1 unidades/imagem.

Repeti a operação para cada uma das barras. Veja o original e compare com o final.


É possível fazer o mesmo com outros tipos de gráficos? Sim, totalmente possível. Que tal criar algum e
compartilhar conosco?



p.s.1: Utilizei o MS-Excel 2010, portanto, as opções de menu poderão variar de acordo com a versão
p.s.2: Agradecimentos especiais ao Adriano Estokero pela arte final nas bandeiras

domingo, 13 de março de 2011

Descobrindo o trimestre para uma data específica

Na consolidação de dados para criação de dashboards ou até mesmo no dia-a-dia dos profissionais de finanças é bastante comum a necessidade de descobrir a qual trimestre uma determinada data pertence.
Uma fórmula bastante simples resolve este problema. A lógica é: pegue um mês qualquer e acrescente o número 2, divida tudo por 3, faça o arredondamento para baixo e pronto, você tem o trimestre relativo ao mês em questão.
Por exemplo, Janeiro é o mês 1. Portanto, 1 + 2 = 3, dividido por 3 = 1 (primeiro trimestre). Maio é o mês 5. Portanto, 5 + 2 = 7, dividido por 3 = 2,33, que arredondado para baixo = 2 (segundo trimestre). E assim por diante.
Para fazer no Excel são necessárias duas fórmulas:
INT, que arredonda o valor informado em um número inteiro.
MÊS, que retorna em formato numérico o mês relativo à data informada.
A fórmula final fica assim: =INT((MÊS(célula que contem a data, por exemplo, A1)+2)/3)

sábado, 5 de março de 2011

Gráficos com legendas dinâmicas (legendas com fórmulas)

Você passa horas tabulando dados, diagramando a estrutura de informação, produzindo gráficos, escolhendo cores e quando termina o seu dashboard se depara com aquela “legendinha” sem graça do Excel?

Eu costumo incrementar as legendas com informações mais claras, precisas e direcionadas ao resultado a ser apresentado.

Na tabela abaixo temos as variações de receita, despesa e lucro de uma determinada empresa na última década.


Um gráfico convencional (padrão do Excel, sem nenhuma adaptação) ficaria assim:


Incluí em duas células, por meio do comando Inserir símbolo, uma seta para cima e outra para baixo. Depois incluí uma outra coluna na tabela, acrescentando a seguinte fórmula (adaptando para cada item da planilha): =SE(C2>B2;$H$1;$I$1)&" Receita em "&TEXTO(C2/B2-1;"0%")

Explicando rapidamente: se a variação é positiva, seta para cima. Caso contrário, seta para baixo. A função texto acrescenta o símbolo de percentual e formata as casas decimais. $H$1 e $I$1 são referências para as células que contêm os símbolos. O caracter & concatena tudo num único texto. O resultado final fica assim: 



Quanto ao gráfico, inseri três caixas de texto abaixo de cada item (receita, despesa e lucro). Selecionei a primeira caixa de texto, depois cliquei na barra de fórmulas e apontei como referência a célula que contem a fórmula criada anteriormente. Repeti a operação para os demais itens e o resultado final ficou assim.