Dashboard garante viagem à Disney

Um certo professor costumava repetir em sala de aula: “Sou um cara que adora coisas práticas, e nada mais prático do uma boa teoria!”

A teoria colocada em prática neste artigo trata de um caso real de família com despesas mensais fechando no 0 x 0 (zero a zero). Ou seja, pagavam todas as contas e faziam seus investimentos, mas não “sobrava” dinheiro para a tão sonhada viagem à Disney.

Conforme orientação do Gustavo Cerbasi, conceituado autor do segmento de finanças pessoais, a recomendação é justamente não cortar os gastos relacionados ao lazer e sim aqueles relacionados aos chamados “gastos burocráticos”: água, luz, telefone, gás, supermercado, escola.

Portanto, construí para a família um dashboard focado no orçamento familiar, apontando justamente a “performance” nos gastos burocráticos.

Dois itens chamaram a atenção:

1)      Alto volume de ligações DDD, VC1 (ligação local para celular) e VC3 (ligação interurbana para celular) sempre para os mesmos números: familiares que residem em outra cidade ou filhos em passeios com os amigos.

2)      Volume de compras no supermercado não condizente com a rotina familiar, onde praticamente todos fazem refeições fora de casa, inclusive aos fins de semana.

Com base nos gráficos ficou claro que a melhor estratégia para o telefone era adotar um plano que possibilitasse o máximo de ligações ao menor custo. Leia-se: é para continuar falando, inclusive mais, porém, pagando menos. A solução óbvia foi o plano de uma determinada operada que permite ligações ilimitadas entre números de sua rede, inclusive interurbanos, à custo ZERO.

Já para o caso do supermercado a solução foi ainda mais simples: checar a geladeira, despensa e armários antes de ir ao supermercado, comprando apenas os itens realmente necessários.

Os resultados podem ser vistos abaixo. Redução em quase 50% da fatura de telefone (aproximadamente R$ 200,00 ao mês), além da redução de aproximadamente R$ 500,00 ao mês com o consumo de supermercado.

O que mais me chamou a atenção é que a família “já sabia” de tudo isso, mas, literalmente pagou pra ver. Deve ser coisa de São Tomé!

Redução de despesas com telefone

Reduçao de despesas com supermercado

P.S.: Sim, eles realizaram o sonho de ir à Disney.

Regras para fazer planilhas melhores

Larry’s Rules for Making Better Spreadsheets

Artigo que parece muito, muito simples, mas, não é.

O desafio aqui é: Como você pode cumprir cada uma destas regras?

Fotografando com o Excel

A utilidade da ferramenta Câmera é inversamente proporcional a quantidade de pessoas que a utilizam para construir Dashboards. Frase esquisita para dizer que poucas pessoas utilizam (conhecem) esta importante ferramenta que permite “fotografar” parte de uma planilha.

Vamos à prática.

Antes de tudo é necessário incluir o botão Câmera na barra de ferramentas.

Agora, selecione o intervalo de células que será “fotogrado”. Neste exemplo, o intervalo B2:G13. Clique no botão Câmera e note que o cursor é alterado para o formato de desenho, possibilitando que você defina o tamanho da imagem a ser gerada (a fotografia).

Agora basta preencher o local “fotogrado” com as informações relevantes para a “fotografia”. Tabela, textos ou até mesmo gráficos (inclusive, esta é uma das técnicas para construção de mini-gráficos). Se você tem múltiplos dashboards, utilize esta técnica para consolidar as informações num único dashboard (muito útil para, por exemplo, Gerenciamento de Programas).

Subtotal x Soma

Quando se utiliza dashboards dinâmicos, ou seja, aqueles que possibilitarão interação com o usuário, deve-se tomar alguns cuidados para evitar falhas de comportamento de alguns objetos gráficos.

Um ponto realmente frágil é a utilização da fórmula SOMA para sumarização de dados em tabelas. Uma alternativa interessante e de eficiência garantida é a fórmula SUBTOTAL.

Explicarei com o exemplo abaixo.

Suponha que você tem uma coluna “Quantidade”, com cinco linhas e valores de 1 a 5 distribuídos entre elas.

Acima desta coluna há uma sumarização dos dados, com o soma de todos os valores. A diferença é que uma coluna utiliza a fórmula SUBTOTAL e a outra utiliza SOMA.

Suponha que, utilizando o filtro já ativo, sejam desmarcados os itens 1, 2 e 3. A célula com a fórmula SUBTOTAL apresentará o valor 9 (correto), ao passo que a outra apresentará o valor 15 (errada). Ou seja, mesmo com o filtro ativado a fórmula SOMA continua a somar todos os valores.

Num outro exemplo, agora com o filtro totalmente desativado (todos os valores devem ser mostrados), vamos ocultar as linhas referentes aos valores 2 e 3 (não esquecendo de alterar o parâmetro da função SUBTOTAL para 109). Note que a célula com a fórmula SUBTOTAL apresentará o valor 10 (correto), ao passo que a outra apresentará o valor 15 (errada)

Placar final: SUBTOTAL 2 x 0 SOMA

Gráfico em formato de mapa

Qual é o melhor formato de gráfico para representar dados estatísticos de um País?

O mapa geográfico do País, ora bolas!

A maneira fácil, barata e rápida, portanto de melhor custo x benefício, que encontrei foi utilizar os templates do Choropleth Maps. Faça o download do template que você precisa e atualize e customize conforme suas necessidades.

De maneira geral, bastam apenas três pequenas atualizações para ter um gráfico pronto e com dados reais. Para este exemplo, utilizei dados do PIB brasileiro de 2007, distribuído por UF.

Na guia Control você encontrará um conjunto de informações chamado List of Metrics. Nada mais é do que a lista de valores para seleção do gráfico a ser exibido na guia Map, a que realmente mostrará o mapa.

Na guia Data você poderá preencher cada coluna com as informações que serão exibidas em formato gráfico. Neste exemplo preenchi apenas a primeira coluna com o PIB percentual de cada UF, alterando o título da coluna também para “PIB by UF %”.

Na guia Map já tinha o gráfico praticamente pronto, porém, fiz mais uma pequena customização, incluindo uma tabela com o número percentual do PIB por UF, em ordem decrescente.

E isso é tudo. Faça suas modificações, customizações, adaptações. Também fica a dica: procurando no Google será possível encontrar muitos outros templates. Aproveite.

P.S.: 56,5% do PIB brasileiro está concentrado apenas na região Sudeste!!!

Cansado de apanhar da VLOOKUP (PROCV)?

Eu também. Ficou tudo mais fácil de depois que descobri o Quick Reference Card: VLOOKUP troubleshooting tips no blog da Microsoft.