sábado, 29 de janeiro de 2011

Nuvem de palavras no MS-EXCEL

Outro dia fiz um dashboard com uma nuvem de palavras e alguns amigos ficaram curiosos com o efeito. A pergunta mais freqüente foi: “Que tipo de gráfico é este?”, seguida da afirmação “Não sabia que o MS-Excel fazia este tipo de gráfico!”.
Bom, até onde eu saiba, o MS-Excel realmente não faz este tipo de gráfico!
O segredo é bem simples: encontre algum site que crie automaticamente sua nuvem de palavras e copie a imagem para o seu dashboard. Isso mesmo, bem simples. “E se eu quiser algo mais robusto, mais automático, capaz de gerar a nuvem de palavras diretamente no MS-Excel?” Se encontrar, me avise, com certeza também vou querer ;-)
De volta ao básico, gosto bastante do wordle.net, justamente pela facilidade de uso, permitindo ao usuário fornecer a lista de palavras 1) diretamente pelo site, num campo texto; 2) Através de um feed RSS ou 3) Através de um usuário del.icio.us.
Para simplificar, usei como exemplo os RSS da Globo, do Flamengo e do The New York Times. Enfim, crie sua nuvem de palavras e faça bonito no seu próximo dashboard.
Globo.com

Flamengo 
The New York Times

segunda-feira, 24 de janeiro de 2011

Melhores práticas que funcionam bem comigo


Sendo chato de tanto insistir: a melhor prática é aquela que funciona melhor para você (e seu público-alvo!). De qualquer forma, registro algumas que considero realmente boas, coletadas em diversos sites e também baseadas em minha experiência pessoal.
Escolha-as de acordo com suas necessidades.
·         A melhor forma de não destacar coisa alguma num dashboard é destacar tudo de uma vez! Então, seja seletivo naquilo que você realmente quer enfatizar.

·         Utilize gráficos que sejam fáceis de entender. Os mais práticos são os de barra e os de linha. Evite gráficos de pizza – são bonitinhos, mas, ordinários.

·         Utilize o KISS – Keep it simple, stupid! Retire todos os rótulos de eixos, linhas de grade, bordas, legendas, efeitos de fundo, imagens, sobreposição de gráficos. Agrupe as escalas nos eixos para mostrar a menor quantidade possível de blocos de informação. Adapte as escalas dos eixos para não deixar espaços em branco (e inúteis).

·         Aprenda a combinar cores (ou, como eu, contrate um designer gráfico para algumas boas e bem pagas sugestões).

·         Não transforme sua planilha num banco de dados ou num sistema de processamento de dados. Ou seja, utilize-a como uma planilha! Parece simples e óbvio, mas, não é. Somente exporte seus dados para o MS-Excel após tratá-los em seus aplicativos de origem – utilize a menor quantidade possível de fórmulas para tratamento de dados. Você evitará muita dor de cabeça fazendo auditoria de fórmulas e consistência de dados.

·         Os dados estão tratados? Se sim, utilize extensivamente as funcionalidades de tabela e gráficos dinâmicos. Novamente, poupará muito trabalho com fórmulas e consistência de dados, deixando-o livre para a análise das informações realmente relevantes para o negócio.

·         “Teste” seu trabalho em diversos formatos, diferentes resoluções de tela, Preto e Branco, Colorido, diversos equipamentos – iPad, iPhone, retroprojetor, LCD, diversos arquivos – PDF, JPG, GIF, diferentes versões de MS-Excel. Teste, teste, teste.

·         Faça o dashboard para o seu público-alvo, não para você. Por mais que sua mãe ache seu dashboard “uma gracinha”, o seu chefe poderá odiar. Então, faça as perguntas certas: o meu público-alvo é mais conservador ou mais arrojado? Gosta da pirotecnia tecnológica ou gosta de relatórios impressos onde podem rabiscar? Estão mais preocupados com a performance passada ou com as tendências de futuro?

·         Baseie seus gráficos e tabelas (ou qualquer outra forma de apresentação) em dados confiáveis, relevantes, significativos. Quanto piores forem seus dados, qualitativa e quantitativamente, pior será o seu resultado final. Aprenda a consistir seus dados – eles realmente têm confiabilidade estatística?

·         Crie várias planilhas numa única pasta de trabalho, definindo funções claras para cada uma delas. Você poderá criar uma planilha para os dados, outra para os cálculos e uma terceira para a construção do dashboard propriamente dito. Misturar tudo numa única planilha causa muita desorganização e dificulta absurdamente a manutenção e/ou reutilização. Aproveite para documentar o seu trabalho. Se você já programou já deve saber o quanto é desconfortável ter que alterar algum código-fonte sem ter nenhuma documentação na qual se basear.

·         Se o seu dashboard será utilizado eletronicamente, permita que os usuários possam interagir com sua interface de navegação. Crie filtros dinâmicos, mecanismos de validação de dados, mensagens explicativas.

·         Aprenda a nomear intervalos de células e use-e-abuse deste recurso. Forneça nomes fáceis de entender e lembrar. É muito mais produtivo do que lembrar-se de referências à células específicas ou fazer auditoria de fórmulas.

·         Você gosta de junk food? E que tal Chartjunk? Evite!

segunda-feira, 17 de janeiro de 2011

Gráficos dentro de uma célula

A técnica de gráficos in-cell é uma maneira eficiente e esteticamente elegante de formatar tabelas e outros elementos de um dashboard.
Existem muitas maneiras de incluir um gráfico dentro de uma única célula, porém, não citarei todas neste post (compartilho as demais em outros posts).
A técnica mais simples é utilizar a fórmula =rept(caract; num) que repete um determinado caracter um número N de vezes.
Vamos construir um exemplo. Suponha que você queira exibir o desempenho de vendas de três produtos ao longo dos últimos seis meses. Então, normalmente teríamos uma tabela assim:


Crie mais uma coluna e na linha para o Produto A inclua a seguinte fórmula (depois copie para as demais linhas de produtos):
=REPT("|";B8)&CARACT(10)&REPT("|";C8)&CARACT(10)&REPT("|";D8)&CARACT(10)&REPT("|";E8)&CARACT(10)&REPT("|";F8)&CARACT(10)&REPT("|";G8)&CARACT(10)
Explicando:
A função REPT repetirá o caractere especificado no primeiro parâmetro (no caso, o pipeline “|”) na mesma quantidade de vezes especificada no segundo parâmetro (neste exemplo, a quantidade de cada produto vendido a cada mês).
O operador & é utilizado para concatenar uma sequência de texto, transformando tudo num único texto.
A função CARACT é utilizada para “forçar” a entrada de um caractere específico, neste caso o parágrafo.
A tabela deve estar parecida com esta: 


Agora vamos criar o gráfico propriamente dito.
1) Selecione as três células
2) Abra a caixa de diálogo formatar células
3) Selecione a guia Alinhamento
4) Altere a Orientação do Texto para 90 graus
5) Altere o Alinhamento de Texto Horizontal para Centralizado
6) Em Controle de Texto marque a opção Quebrar texto automaticamente
7) Selecione a guia Fonte
8) Escolha a fonte Nyala
9) Clique no botão OK
A tabela deve estar assim agora:





 Este exemplo foca apenas em apresentar a técnica geral, sem preocupar-se com o tratamento dos dados em si. Desta forma, para dados reais será necessário criar um “sistema de escala” que garanta que a amplitude das barras represente a proporção correta dos dados. Nada que uma boa regra de três não resolva.

Experimente também outras fontes (Miriam, Goudy Stout, FrankRuehl, Leelawadee) e Formatação condicional (para destacar a série de maior valor médio, por exemplo).

segunda-feira, 10 de janeiro de 2011

Como se desenvolver

Seu desenvolvimento técnico é diretamente proporcional a quantidade de horas dedicadas ao assunto. Ok! Ok! Esta frase não ajudou em nada, até mesmo porque se aplica a qualquer assunto ;-)

Bom, vamos às dicas:

  • Conheça os fundamentos gerais do MS-Excel (fórmulas, gráficos, referências, formatação). Quanto maior for o seu conhecimento do ambiente, maior será sua desenvoltura quando necessitar escolher as ferramentas adequadas.
  • Conheça o básico de Visual Basic, o que será extremamente útil quando estiver desenvolvendo Macros.
  • Esteja atualizado sobre as tendências e melhores práticas. Encontre fontes na Internet e revise periodicamente.
  • Desenvolva dashboards reais, com dados reais, em várias indústrias diferentes. Ajude seus colegas de trabalho a resolver problemas complexos, crie seu “banco de dados mental de soluções”.
  • Utilize técnicas comprovadamente eficazes de comunicação. Eu, por exemplo, recorto infográficos de revistas para utilizar como referência para minhas criações. Já viu algo mais auto-explicativo que infográficos da Veja ou Globo.com? Sugiro ver o making of da Globo.com.
  • Busque referências para Usabilidade. Que tal inspirar-se no iPhone? Que tal avaliar os sites campeões mundiais em Usabilidade? O importante aqui é foco no usuário (você sabia que o ato de desembalar os produtos da Apple é meticulosamente planejado para criar uma experiência agradável ao usuário?)
Compartilho com vocês algumas sugestões do Chandoo:

terça-feira, 4 de janeiro de 2011

Retornando os maiores ou menores valores de uma lista

Quem já utilizou a função Maior() para descobrir quais são os N maiores itens de uma lista levanta a mão! Levanta a outra mão quem utilizou a função Menor() para descobrir quais são os N menores itens de uma lista!
Geralmente utilizamos estas funções para retornar um único valor, o maior ou o menor da lista. Utilizando estas funções para retornar os N maiores ou N menores números de uma lista tornamos as informações muito mais ricas.
Por exemplo, podemos responder as seguintes perguntas:
Quais foram os cinco produtos mais lucrativos?
Quais foram as três maiores médias escolares?
Quais foram as 10 cidades com menor IDH no Brasil?
Para isto, basta preencher o segundo parâmetro da fórmula com a quantidade de informações a serem retornadas. Decida o que fazer com os dados retornados (Somar? Calcular a média?) e bingo!
No exemplo abaixo calculei a soma dos cinco produtos mais lucrativos com a seguinte fórmula:
=SOMA(MAIOR(B2:B11;{1;2;3;4;5}))
Também calculei a média de lucro dos cinco produtos mais lucrativos com a seguinte fórmula:
=MÉDIA(MAIOR(B2:B11;{1;2;3;4;5}))

Adapte e utilize conforme sua necessidade.

segunda-feira, 3 de janeiro de 2011

“Faça como Steve Jobs”

Jobs é, sem dúvidas, um dos melhores apresentadores da atualidade. Possui uma excelente oratória, total domínio do ambiente físico, carisma e apresentações legendárias.
Qual é a relação disso tudo com Dashboards? A comunicação eficiente, ora bolas!
Recomendo a leitura do livro The Presentation Secrets of Steve Jobs: How to Be Insanely Great in Front of Any Audience. Altamente recomendado.

Note que as apresentações são sempre limpas, sem poluição visual, com transições bonitas entre os slides. Os números e estatísticas são sempre apresentados num contexto que faz sentido ao usuário (Quando Jobs quis comunicar a venda de 4 milhões de unidade do iPhone, disse: “São 20.000 iPhones por dia, em média”). Os gráficos e demais informações técnicas reforçam a qualidade dos produtos – não roubam a cena para si próprios.
As apresentações contam uma história, envolvem quem assiste, marcam época, entram para a história. Conhece a campanha Think Different?
Pense diferente!

domingo, 2 de janeiro de 2011

O que você precisa saber

Do ponto de vista técnico, não há um padrão determinante, um “Currículo Escolar” para tornar-se um Dashboard Maker, ou simplesmente, alguém capaz de produzir dashboards profissionais.
Então, dada a infinidade de técnicas disponíveis, utilizo aquelas que funcionam melhor para mim. Faça o mesmo.
O que funcionou para mim?
Conhecer muito bem as ferramentas disponíveis (MS-Excel, no meu caso)
Fórmulas (Referências, COUNTIF, SUMIF, MATCH, INDEX, ROWS, COLUMNS, SMALL, LARGE, OFFSET, array de formulas, auditoria de fórmulas)
Formatação (Colar especial, congelar painéis, formatação de dados, formatação de tabelas, objetos)
Formatação condicional
Gráficos (dinâmicos, combinados, formatação de gráficos)
Tabelas
Tabelas dinâmicas (sumarização de dados, agrupamento de dados, campos calculados, gráficos dinâmicos)
Filtros (Filtros avançados, filtros customizados, validação de dados)
Importação de dados
Formulários (controles de formulários)
Ferramentas de produtividade (atalhos, Quick Access, templates)

Conhecer técnicas de comunicação
Técnicas de User Interface (Arquitetura de Informação, prototipação)
Design e comunicação visual
Estratégia de divulgação (canais de informação – Impresso, On line, Mobile)
Adequação cultural da mensagem
Relatividade (relevância do conteúdo para o leitor)

Recomendo que você faça uma auto-avaliação do seu conhecimento técnico (domínio do MS-Excel) utilizando o assessment do chandoo. Basicamente, vai direcionar você ao curso on line, mas, já serve como um “guia” para seus estudos.
Também disponibilizei a estrutura do curso, para que você planeje seus estudos segundo uma ordem lógica.
Mas, lembre-se: não há um currículo padrão. Portanto, utilize estas referências para criar o seu próprio curso.

sábado, 1 de janeiro de 2011

Dash o quê?

Dashboard. Nas traduções mais comumente encontradas em português temos “Painel de Controle” ou “Painel de Indicadores”.
Dizem também que são “Indicadores que possibilitam à tomada de decisões”, “Números e estatísticas que permitem controlar e administrar processos e funções”, “Representação gráfica de um conjunto de indicadores organizacionais”.
Eu, definitivamente, não gosto destas definições.
São acadêmicas demais, rebuscadas demais, pomposas demais. Longe demais da realidade.
Dashboards são (ou deveriam ser) contadores de história. E uma boa história deve ser capaz de permitir 1) entender o passado; 2) analisar o presente e; 3) planejar o futuro.
Você não estará confortável diante de um “Painel de Controle” que precisa de um manual de instruções para ser entendido. Portanto, a “história” deve ser contada de forma clara, precisa, fluída. E aí sim, bonita.
Discorda?
Olha este exemplo, que copiei do Chandoo, e tente contar a história por trás do gráfico.

Eu contaria assim:
“Nota-se (passado) que quanto menos tempo gasta-se durante as refeições, maior é a quantidade de pessoas obesas num País. Atualmente (presente) EUA e México lideram as estatísticas. Pode-se deduzir que o fast-food é a causa natural e que a tendência (futuro) mundial é ter mais pessoas obesas a medida que as prioridades diárias são determinadas pelo dia-a-dia das grandes metrópoles”.
Outro exemplo, bastante utilizado, é o que mede a popularidade dos Presidentes americanos, elaborado pelo The Wall Street Journal. A história contada é sobre a popularidade de 11 Presidentes ao longo de quase 60 anos. Num único gráfico.
E você, qual história quer contar?